電話をかけるときに気をつけたいマナーは?

電話をかける前に一度用件を整理する

要領よく話し、言い忘れを防ぐためにも、電話をかける前に用件を整理しておきます。"誰に" "何を"を明確に整理したメモを用意しておけば安心です。

相手の都合を考えた時間帯にかける

電話をかけるときには、時間帯に気をつけなければいけません。突然相手の生活に入り込むのですから、最低限のマナーとして早朝や深夜は避けます。やむを得ずそういった時間帯にかけるのなら、「朝早くから(夜遅くに)恐れ入りますが」とひと言断りましょう。

また、相手のライフスタイルを考えて、多忙なときや食事時、子供の就寝時間も遠慮したほうが無難です。

基本パターンをマスターして電話の達人になる

電話の基本パターンは、まず「○○さんのお宅でしょうか」と相手を確認することから始まります。そして、こちらの名を名乗ったあと「ご無沙汰しております」などのごあいさつを。そして、用件を話す前に「少しお時間をいただけますか」と相手の都合をたずねます。そして用件を要領よく話します。これさえ覚えておけば、電話のマナーは合格です。

かけたほうから電話を切るのがマナー

電話はかけたほうが先に切るようにします。このとき、あまり強く受話器を置いてしまうと相手に不快感を与えますから、受話器を持ったままフックを指で軽く押さえるようにします。

間違い電話をかけたらきちんと謝る

間違い電話をかけてしまったときは、必ず「申し訳ございません、間違えました」と謝るのが社会人の常識です。くれぐれも、黙って切るようなことのないようにしたいもの。相手先の電話番号が引っ越しなどで変わっていることもあるでしょうから「○○○局の○○○○番にかけたつもりなのですが・・・」と確認してもいいでしょう。

電話を受けるときの心得は?

都合が悪いときははっきりと伝える

来客中や調理中に電話がかかってきたときには「せっかくお電話いただいたのに申し訳ございませんが・・・」と事情を説明しましょう。そのうえで「のちほどおかけ直しいたしますので」と断れば相手にも失礼になりません。

受けた電話では聞き手に徹する

電話がかかってきたときには、こちらにも用件があったとしてもまずは先方の用件を聞いてから。相手が用件を切り出しにくいようなら、こちらから「ところで、ご用件は?」と尋ねる心づかいも必要。相談ごとの電話なら、相手の話をしっかり最後まで聞いてからアドバイスするようにしましょう。

相手によって言葉使いに注意するポイントは?

家族の仕事先にかけるときはその所属する部署名を

家族の勤務先などに電話をかける場合は「営業一課の田中の家の者でございます」というように、誰が受けてもわかるように、所属する部署名と名前を告げるようにします。

面識のない相手にも「いつもお世話になっております。お仕事中、誠に恐れ入りますが、ちょっと電話ロまでお願いできますでしょうか」というのが一般的です。

子供の学校へかけるときは要領よく手短かに

子供が通っている学校へ欠席や遅刻の電話を入れる場合は「○年○組の田中一郎の母でございます。担任の佐藤先生をお願いできますでしょうか」と、学年・クラス・氏名をはっきりと相手に伝えます。

担任の先生が電話ロに出られたら「いつも子供がお世話になっております。お忙しい時間に恐れ入りますが、昨夜から熱を出しまして、病院に連れて参りますので本日は欠席させていただきます」というふうに、要領よく、手短かに用件を伝えるのがポイントです。

夫の親と話すときは近況報告も盛り込んで

夫の実家に電話をかけるときは、あくまでも身内ですから「久美子です。お母さまですか?」などと名乗り方や言葉使いもよそへかけるときよりも親近感のある話し方をします。そして、単に用件を伝えるだけでなく「和雄さん(夫)も裕太(子供)もおかげさまで元気です。お父さまやお母さまはお変わりございませんか」など、近況を報告し合い一段落したら「ところで、今日お電話したのは裕太のお誕生会に・・・」と用件を切り出せばいいでしょう。