挨拶状を出すタイミングや書き方、文例をご紹介

挨拶状を出すタイミング

お歳暮は日頃お世話になっている方へのお礼とこれからも末永いお付き合いをお願いします、という気持ちを込めて贈るもの。
特にお世話になった方へは、お歳暮を持参して日頃の感謝の気持ちを伝えたいものです。とはいえ、先方が多忙でお時間調整をしていただくのが難しい場合や、遠方のため訪問するのが困難などの様々な事情から手渡しできないケースが多いのも実状です。最近ではインターネットショッピングの普及も後押しし、配送するのが主流となっています。

お歳暮を直接お渡しできず配送する際には、挨拶状(送り状または添え状)を送るようにしましょう
挨拶状は商品と一緒に送る方法と(添え状)、商品とは別に郵送する方法(送り状)があり、送り状の方が丁寧です。特に目上の方へは送り状を別便で出すことをお勧めします。送り状は品物より先に届くよう早めに投函します。お歳暮をお贈りすることを事前にお知らせしておくことで、先方も予定をたてやすくなります。

ギフト店やデパート等の店頭で購入する場合は、あらかじめ添え状を用意してから来店します。店舗や品物によって対応可否が異なりますので、商品と同送できるかは店頭で確認が必要です。但し、添え状を封筒などに入れる場合、封をすると同送できませんのでご注意ください(※)。
※通常、書状は信書扱いとなるため宅配便で送ることはできません。ですが、郵便法第4条第3項に定められている通り、条件を満たせば添え状を商品と一緒に送ることができます。
<郵便法第4条第3項>
運送営業者、その代表者又はその代理人その他の従業者は、その運送方法により他人のために信書の送達をしてはならない。ただし、貨物に添付する無封の添え状又は送り状は、この限りでないこととされている。

インターネットでの注文を検討されている場合には、事前に各サイトのサービスを確認しておきましょう。定型の挨拶状やご自身で作成した挨拶文でメッセージカードを作成できるサービスを用意しているショッピングサイトを利用するとスムーズです。

ただ、店頭・インターネットなど購入場所に関わらず、産地やメーカーからの直送商品などは添え状を商品にお付けできない場合もあるので、注文時に確認をしておきましょう。

挨拶状に書く内容

挨拶文を書くのが苦手という方は、「きちんと書かなければ失礼にあたってしまうのでは・・・」と考え過ぎてしまう前に、かたちにとらわれ過ぎず、肩の力を抜いて筆をとってみてはいかがでしょうか。素直な話し言葉で丁寧に書けば、きっと感謝の気持ちは伝わります。 ただ、普通の手紙での「拝啓」に「敬具」、丁寧な手紙での「謹啓」に「謹白」、前文を省略する場合の「前略」に「草々」、というようによく使われる頭語と結語の関係だけは間違えないようにします。また商品とは別に送り状を出す場合には、いつ何をどの店から贈ったのか配送会社はどこかなど、できるだけ詳しく書き添えます。

1)前文
頭語(拝啓など)、時候の挨拶。相手の安否を気遣い、自分の安否を伝えます。
2)主文
「さて」「つきまして」など起こしの言葉のあとに、感謝の気持ちなど、主な目的や用件を簡潔に書きます。
3)末文
相手やその家族の健康、繁栄を祈っている旨を書きます。
4)あと付け
結語(敬具など)、日付・署名で締めくくります。

お礼状は、手書き?

近年、パソコンやスマートフォンの普及で文字を書く機会が減りました。字を書く機会が少なくなり、字を書くことが億劫になってしまっている方も多いのではないでしょうか。パソコンで作成したお礼状がダメということではありませんが、字の上手下手ではなく、やはり心を込めて手書きする方が望ましく、相手に伝わる度合いも違ってきます。もしパソコンで作成した場合でも、自分の名前だけは手書きにしましょう。
→関連記事「お歳暮のお礼状の書き方・形式について」

お年賀を手渡しする場合

お年賀は、基本的に手渡しをするため挨拶状(送り状または添え状)は必要ありません。お年賀の品をお渡しする際に、口頭で感謝の気持ちをお伝えするとよいでしょう。

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